W 2019r. do ustawy o VAT trafiły zapowiadane dużo wcześniej regulacje w zakresie kas fiskalnych on-line. Ustawodawca jednocześnie zobowiązał wybrane branże do wymiany starych kas na te nowego typu w określonym terminie. Z początkiem przyszłego roku kolejni przedsiębiorcy musza zaopatrzyć się w nowe kasy.
Kasa fiskalna on-line to nic innego jak zwykła kasa rejestrująca, która obok standardowej rejestracji sprzedaży w sposób ciągły i automatyczny przesyła dane do centralnego systemu teleinformatycznego – „Centralnego Repozytorium Kas”, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Podatnik użytkujący to urządzenie jest obowiązany zapewnić mu połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą, a Centralnym Repozytorium Kas.
Co do zasady wymiana starego urządzenia na nowe ma miejsce dopiero w momencie, gdy to pierwsze przestaje spełniać swoje funkcje – czyli nastąpi jego uszkodzenie bądź zapełnienie pamięci fiskalnej.
Kolejna grupa podatników musi do końca roku uporać się z wymianą starej kasy fiskalnej na urządzenia on-line, tym razem jest to branża gastronomiczna oraz handlujący węglem czy koksem. Wymiana kasy na czas uprawnia ich do ponownego skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Następna w kolejce jest branża beauty, budowlańcy czy prawnicy.
Kasy fiskalne on-line dają natychmiastowy dostęp do wielu informacji, których nie zapewniają kasy starszego typu. Dlatego też część firm została przymuszona do wymiany starych kas na te nowego typu. Ustawodawca wskazał harmonogram wymiany kas fiskalnych. Ten pierwotnie, dla wybranych branż, miał się zakończyć w 2020r.
Na pierwszy ogień poszli podatnicy, którzy świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, czy zajmujący się sprzedażą benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych. U nich kasy on-line musiały znaleźć się najpóźniej od początku 2020r. Kolejne branże miały zostać objęte tym obowiązkiem w połowie roku, a inne na koniec roku 2020.
Harmonogram ten jednak został wydłużony (o kolejnych 6 miesięcy) z uwagi na pandemię koronawirusa. Niestety nic nie wskazuje na to, aby termin wymiany kas ponownie został przedłużony. W związku z tym na kasach fiskalnych on-line będzie musiała być ewidencjonowana następująca sprzedaż:
1. od 1 stycznia 2021r. – w odniesieniu do:
• świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
2. od 1 lipca 2021 r. – do świadczenia usług:
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• budowlanych,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• prawniczych,
• związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Generalna zasada mówi, że z ulgi na zakup kasy fiskalnej można skorzystać tylko raz – przy pierwszym jej zakupie i rozpoczęciu ewidencjonowania sprzedaży. Późniejsza wymiana kasy na nową nie pozwala na odzyskanie od państwa części ceny. Wyjątkiem jest obecna obowiązkowa wymiana starej kasy fiskalnej na urządzenie on-line.