Urlop na żądanie pracownika to elastyczna forma korzystania z czasu wolnego, która zyskuje coraz większą popularność w wielu miejscach pracy. Polega na tym, że pracownik może wziąć wolne bez wcześniejszego planowania. Tego rodzaju urlop może być wykorzystany w sytuacjach, gdy pracownik potrzebuje odpoczynku, rozwiązania osobistych spraw, czy też chce skorzystać z nieplanowanej okazji lub wydarzenia.

Jednak jak każda forma urlopu, urlop na żądanie wymaga równowagi między potrzebami pracownika, a wymaganiami pracodawcy.

Co istotne, zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Należy wskazać, że urlop na żądanie stanowi formę urlopu wypoczynkowego. 4 dni urlopu na żądanie, którymi pracownik dysponuje w każdym roku kalendarzowym, wliczają się zatem do wymiaru urlopu wypoczynkowego takiego pracownika. Część urlopu wypoczynkowego udzielana "na żądanie" pracownika różni się od pozostałej wyłącznie trybem jego udzielania. Poza tym elementem, do urlopu "na żądanie" będą miały zastosowanie zasady i przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych.

Oznacza to w szczególności, że

• urlop na  żądanie powinien zostać "udzielony" przez pracodawcę, co oznacza, że pracownik nie może decydować sam o rozpoczęciu tego urlopu - pracodawca ma obowiązek to uczynić, jednakże dopóki to nie nastąpi, pracownik nie może rozpocząć korzystania z tego urlopu.
• pracownik powinien zgłosić żądanie przed rozpoczęciem pracy w danym dniu - po rozpoczęciu pracy w danym dniu nie jest możliwe udzielenie urlopu;
• urlop może być udzielony tylko w dniach pracy, tj. w dniach, w których pracownik miał wykonywać pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem;
• urlop "na żądanie" nie może się rozpocząć, a rozpoczęty ulega przerwaniu z mocy prawa, w sytuacjach wskazanych w art. 165 oraz art. 166 Kodeksu pracy, tj. m.in. w sytuacji przebywania na urlopie macierzyńskim lub czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby.

Jak zostało to wskazane powyżej, w przypadku udzielania urlopu wypoczynkowego na żądanie pracownika znajduje zastosowanie szczególny tryb postępowania. Jego istotą jest zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Urlop na żądanie nie jest uwzględniany w planie urlopów. Termin jego wykorzystania nie podlega także ustaleniu w trybie indywidualnym. Jeżeli jednak w trakcie danego roku kalendarzowego pracownik nie wykorzysta urlopu w tym trybie, staje się on urlopem zaległym, który powinien zostać wykorzystany do końca września następnego roku kalendarzowego w terminie określonym w planie urlopów lub indywidualnie.

W tym miejscu należy podkreślić, że obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie nie oznacza bezwzględnego charakteru tego obowiązku. Pracodawca może bowiem odmówić udzielenia takiego urlopu ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu.