Od początku 2019 roku na pracodawców nałożono nowe obowiązki. Dużo zmienia się w dokumentach, które są związane z czasem pracy. Dowiedz się, jak powinna wyglądać nowa ewidencja czasu pracy.
Podstawową zmianą związaną z ewidencją czasu pracy jest skrócenie czasu, w którym można przechowywać akta pracownicze. Pracodawca będzie musiał prowadzić ewidencję czasu pracy, a także np. karty wynagrodzeń, oraz kartę, na której ewidencjonuje się przydział odzieży i obuwia roboczego. Wszystko to, razem z aktami osobowymi, tworzy dokumentację pracowniczą. Oprócz wspomnianych zalicza się do nich również np. karty ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację własnej odzieży, która jest używana do pracy.
Należy też wiedzieć, jakie dokumenty powinny znajdować się w ewidencji czasu pracy. Te dokumenty to:
– Potwierdzenie, że pracownik otrzymał rozkład czasu pracy.
– Karta ewidencji czasu pracy określonego okresu rozliczeniowego, która zawiera:
• liczbę godzin, które zostały przepracowane. Trzeba wskazać, ile godzin pracy odbywało się w porze nocnej, a ile jako godziny nadliczbowe.
• liczbę dni wolnych od pracy.
• liczbę usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
• liczbę nieusprawiedliwionych nieobecności.
– Lista wniosków pracowniczych, które dotyczą:
• zwolnień z pracy udzielanych po to by pracownik mógł załatwić sprawy osobiste.
• ustaleń związanych z indywidualnym rozkładem czasu pracy.
• faktu stosowania skróconego tygodnia pracy albo systemu, gdy pracę świadczy się wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta albo stosowania czasu pracy, który przewiduje różne godziny, w których rozpoczyna się pracę.
Ewidencja czasu pracy powinna też zawierać dokumentację związaną ze zgodą pracownika, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4 roku życia, iż chce wykonywać pracę w systemie czasu pracy, który przewiduje przedłużenie czasu pracy w czasie doby powyżej 8 godzin, a także w porze nocnej.
Poza tym ewidencja czasu pracy powinna też zawierać dokładną dokumentację związaną z wynagrodzeniem za pracę, a także inne świadczenia, które są związane z pracą, a także kartę ewidencji odzieży i obuwia roboczego, które otrzymał pracownik, a także potwierdzenie ekwiwalentu finansowego za to, że używa własnej odzieży.
Rozporządzenie dotyczy nie tylko nowych pracowników, ale i tych pracowników, którzy już są zatrudnieni. W przypadku już zatrudnionych możliwe jest zastosowanie 12-miesięcznego okresu przejściowego, który pozwala na to, by dostosować się do nowych warunków.
Jeśli wcześniej zwolniony pracownik podejmuje pracę na nowo u tego samego pracodawcy, to jego ewidencja musi być już prowadzona według nowych zasad.
W sytuacji, gdy zmiana pracodawcy następuje w czasie 12 miesięcy od momentu zmiany przepisów, a dotychczasowy pracodawca nie wprowadził nowych zasad prowadzenia dokumentacji, to nowy pracodawca musi dokonać takiego dopasowania w ciągu 12 miesięcy od momentu, gdy zakład pracy przechodzi na innego pracodawcę.