Pracodawcy, którzy aktualnie przeprowadzają rekrutacje, robią to już w zgodzie z nowymi przepisami. A te są nie lada wyzwaniem dla rekruterów, ponieważ narzucają nowe obowiązki. Procedury rekrutacyjne zapewniają kandydatom kontrolę nad swoimi danymi. Niestety mogą też wydłużyć czas poszukiwania idealnego kandydata.
Problemy HR-owców zaczynają się już na etapie poszukiwania osób do pracy. Pracodawca nie będzie mógł bowiem przetwarzać innych danych niż te, które poda mu kandydat. Obecnie pracodawca może żądać od pracownika danych, które reguluje art. 22. Kodeksu Pracy. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców kandydata, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Decyzja o przekazaniu dodatkowych informacji np. certyfikatów potwierdzających znajomość języków obcych jest dobrowolna. W praktyce ten zapis utrudnia rekruterowi poznanie kandydata do pracy.
Oczywiście HR-owiec może zadać pytania dodatkowe, ale musi liczyć się z odmową udzielenia informacji. To wydłuża i komplikuje proces rekrutacji. Po zmianach na znaczeniu tracą też referencje wystawiane przez byłych pracowników i współpracowników. RODO dyktuje twarde zasady gry.
Rekruter ma prawo zweryfikować referencje, ale tylko w obszarze podanych przez kandydata informacji. To ucina możliwość podpytana np. o kulisy rozstania z poprzednim pracodawcą. Kolejne obostrzenie dotyczy dokumentów aplikacyjnych w kontekście przesyłania ich pomiędzy podmiotami należącymi do danej grupy. RODO zakazuje takich praktyk, chyba że kandydat wyrazi na to zgodę.
Bardzo ważnym aspektem podczas pracy HR-owców jest zbieranie zgód kandydatów na uczestnictwo w procesie rekrutacji. W przepisach RODO czytamy, że „zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia”. Poza tym zgoda może np. polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej. Zgody nie oznacza milczenie, okienka domyślnie zaznaczone lub niepodjęcie działania. Poza tym przepisy RODO wyraźnie zaznaczają, że jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele.
Zwiększyła się liczba informacji, które rekruterzy muszą przekazywać kandydatom o pracodawcy. HR-owy muszą informować m.in. o tym, jak długo ich dane będą przetwarzane, a także kto jest ich odbiorcą. W świetle nowych przepisów niezgodne z przepisami są rekrutacje ukryte, gdyż rekruter nie dopełnia obowiązku informacyjnego. „Firma nie może także pozostawić sobie danych rekrutacyjnych kandydata do kolejnych rekrutacji. Wyjątek? Musi zadbać o zdobycie takiej zgody na rzecz tzw. przyszłych rekrutacji. W momencie, w którym kandydat nie zaznaczy takiej zgody, a pojawi się możliwość rozpatrzenia CV na inne stanowisko, HR-owiec musi poinformować o tym kandydata i oczywiście zdobyć jego zgodę.” – uczula Aleksandra Pocheć, ekspertka serwisu rekrutacyjnego Monster Polska
Skuteczna rekrutacja wymaga korzystania z serwisów, które są swojego rodzaju pośrednikiem między pracodawcą a kandydatem. W świetle przepisów RODO firmy publikujące ogłoszenia w świetle prawa dostarczają narzędzi do ich publikowania lub przetwarzają dane kandydatów w celu przesłania ich dokumentów rekrutacyjnych pracodawcy. Jako pośrednicy muszą mieć najwyższy poziom zabezpieczeń danych osobowych. Poza tym serwisy są zobowiązane do przetwarzania danych tylko w określonym celu, czyli rekrutacyjnym.
„O rzeczywistym wpływie RODO na proces rekrutacji przekonamy się za kilka miesięcy, gdy HR-owcy podsumują efekty kilku miesięcy pracy w nowych realiach. Niewątpliwie jesteśmy w momencie zmian, które wymagają cierpliwości i od kandydatów, i od rekruterów.” - twierdzi Aleksandra Pocheć, ekspertka serwisu rekrutacyjnego Monster Polska