Decydując się na założenie działalności, warto zastanowić się nad miejscem, w którym będzie znajdowała się siedziba firmy. Koszt wynajmu lub zakup lokalu przeznaczonego wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności często jest wydatkiem, na który nie mogą pozwolić sobie mali przedsiębiorcy.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztem uzyskania przychodu są wydatki związane z uzyskaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, które nie zostały wymienione w art. 23 (katalog wydatków niestanowiących kosztów podatkowych). Dodatkowo, wydatek firmowy nie może mieć znamion kosztu prywatnego dla przedsiębiorcy.
Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, a więc mogą stanowić wydatki firmowe.
W 2017 roku, fiskus stał na stanowisku, że zaliczenie kosztów prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu do wydatków firmowych, jest możliwe pod warunkiem wydzielenia konkretnej powierzchni w lokalu mieszkalnym na potrzeby firmy. W wydawanych interpretacjach było wskazywane wprost, że koszt czynszu może stanowić wydatek firmowy pod warunkiem wydzielenia osobnego pokoju, w którym prowadzona będzie działalność gospodarcza. Aby został spełniony warunek kosztu podatkowego, dotyczący braku charakteru osobistego dla przedsiębiorcy, w pokoju tym nie mogły znajdować się żadne prywatne przedmioty należące do podatnika.
Obecnie w tym samym pokoju można mieszkać i prowadzić działalność oraz rozliczać w kosztach tej działalności chociażby czynsz, media czy odsetki od kredytu mieszkaniowego
Wydzielenie konkretnego pokoju w mieszkaniu, który będzie wykorzystywany w celach prowadzenia działalności, umożliwia ustalenie proporcji stosowanej do podziału poniesionych wydatków na koszty o charakterze prywatnym i firmowym. Proporcja ta obliczana jest jako udział powierzchni części firmowej w całej powierzchni mieszkania.
Konieczność wydzielania osobnego pokoju przeznaczonego w celu prowadzenia działalności była niekorzystna dla małych przedsiębiorców np. branży IT, w której do prowadzenia działalności zazwyczaj nie jest potrzebny osobny lokal czy pomieszczenie. Dodatkowo, przeznaczenie całego pokoju w niewielkich mieszkaniach było problematyczne dla podatników.
W dniu 21 grudnia 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES), która zmieniła dotychczasowe praktyki stosowane przez urzędy. W interpretacji czytamy, że: wydatki na czynsz czy media ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Również ww. ustawa nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.
Jeżeli zatem takie wydatki pozostają w związku z uzyskanym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, to w takim zakresie wydatki te będą kwalifikowały się do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.
Była to rewolucyjna interpretacja która zmieniła dotychczasowe podejście fiskusa, w kwestii ujmowania kosztów prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu w wydatkach firmowych.
Ważne!
Zgodnie z aktualnym stanowiskiem fiskusa nie ma potrzeby wydzielania osobnego pokoju w lokalu, aby podatnik mógł ujmować np. koszt czynszu w wydatkach firmowych, w przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w rewolucyjnej interpretacji podkreślił również, że kosztem uzyskania przychodu są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które mają związek przyczynowo-skutkowy z uzyskaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła. Wydatek poniesiony na czynsz mieszkania, w którym prowadzona jest działalność, niewątpliwie spełnia wszystkie powyższe warunki. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca posiadający siedzibę działalności w mieszkaniu, może ująć koszt czynszu w pełnej wysokości w kosztach podatkowych. Nadal musi racjonalnie i rzetelnie wskazać w jakiej części mieszkanie wykorzystywane jest w celach firmowych.
Ważne!
W sytuacji gdy przedsiębiorca wykorzystuje w działalności 5% powierzchni mieszkania, może ująć koszt czynszu w wydatkach firmowych wyłącznie do wysokości limitu 5%.
Analogiczne stanowisko w kwestii ujmowania wydatków związanych z prowadzeniem działalności we własnym mieszkaniu, zajął również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 maja 2018 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD), w której czytamy, że: wydatki na remont nieruchomości lokalowej, zakup mebli i wyposażenia oraz zapłatę odsetek od zaciągniętego kredytu hipotecznego – w sytuacji racjonalnego i uzasadnionego ich wykazania oraz poprawnego udokumentowania - przez Wnioskodawcę, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w tej części w jakiej nieruchomość ta wykorzystywana będzie przez Wnioskodawcę w prowadzonej działalności gospodarczej.
Podsumowując, przedsiębiorcy prowadzący działalność we własnym mieszkaniu, mogą ujmować wydatki eksploatacyjne w kosztach podatkowych. Ważne jest aby były one odpowiednio udokumentowane i spełniały definicję kosztu uzyskania przychodu. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem fiskusa, podatnik nie ma obowiązku wydzielania osobnego pomieszczenia w mieszkaniu, w którym prowadzona będzie firma. Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla małych przedsiębiorców zakładających działalność.