LEX SECURE

Blog

Najważniejsze są pytania, Lex Secure zna odpowiedzi.
Blog prawniczy Lexsecure
Kontrola PIP - jak się przygotować?

Jak przygotować się do kontroli, a przede wszystkim jak udokumentować działania pracodawcy, aby nie narazić firmy na dotkliwe konsekwencje kontroli PIP?

Ostatnie zmiany w przepisach prawa pracy mogą prowadzić do nadużyć, stąd konieczność przeprowadzenia działań kontrolnych również w zakresie wypłaty wynagrodzeń po obniżeniu wymiaru czasu pracy/ przejściu na pracę zdalną, wysokości odpraw czy udzielania urlopów. Przede wszystkim pracodawca powinien pamiętać, że Inspektorzy PIP są upoważnieni do przeprowadzenia takich kontroli bez uprzedzenia, w zasadzie o każdej porze dnia i nocy, natomiast zawsze powinni okazać legitymację służbową i stosowne upoważnienie. Zdarza się, że pracodawca zostanie poinformowany o terminie i zakresie kontroli PIP – najczęściej w sytuacji, kiedy taka informacja nie wpływa na jej przebieg. Natomiast wówczas rolą pracodawcy jest przygotowanie wskazanej w korespondencji pełnej dokumentacji, również we współpracy z pracownikami odpowiedzialnymi za poszczególne, kontrolowane obszary.

 

W świetle ostatnich zmian – czyli zakwalifikowania SARS-COV-2 do trzeciej grupy zagrożeń biologicznych dla pracowników - należy się spodziewać intensywniejszych kontroli w obszarze zapewniania pracownikom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również dostarczania środków chroniących przed rozprzestrzenianiem się koronawirusa. Inspektorzy podczas kontroli mogą w szczególności skupiać się więc na zaktualizowanych ocenach ryzyka (o czynnik jakim jest koronawirus), wykazie prac oraz rejestrze pracowników narażonych na ten czynnik, wprowadzonych procedurach przeciwdziałających zakażeniu ich przestrzeganiu, jak również procedurach związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej.


Jeśli chodzi o dokumentację, to najczęściej podczas kontroli stanu BHP inspektorzy dokonują wizji wybranych stanowisk pracy oraz przeglądu dokumentacji pracowniczej – teczek pracowniczych, regulaminów pracy oraz wynagrodzeń. Natomiast kolejnym istotnym obszarem jest szeroko rozumiana dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa – szczególnie w kontekście rozwiązań legislacyjnych nakładających nowe obowiązki na zakład pracy – na którą składają się m.in.:

·         Instrukcje i procedury,

·         Oceny ryzyka zawodowego,

·         Protokoły badające przyczyny i okoliczności wypadków przy pracy oraz karty wypadków,

·         Dokumentacja prac szczególnie niebezpiecznych,

·         Dokumentacja maszyn i urządzeń w zakresie ich bezpiecznego użytkowania przez pracowników (certyfikaty zgodności, instrukcje, przeglądy i konserwacje).

 

Należy być przygotowanym na okazanie dowolnie wskazanego miejsca w zakładzie pracy oraz dowolnie wskazanego dokumentu, również z lat ubiegłych. Natomiast – również podczas przeprowadzania czynności przez inspektorów – musimy pamiętać o zachowaniu zasad bezpieczeństwa. Pracodawca ma obowiązek je przedstawić, a inspektorzy mają obowiązek się do nich stosować. Należy również udostępnić wydzielone miejsce na potrzeby osoby kontrolującej, umożliwiające swobodne zapoznanie się z dokumentacją.


Co istotne, kontrole w czasie pandemii mogą się odbywać również w formie zdalnej, co będzie się wiązało z przekazaniem wskazanej dokumentacji inspektorowi, która może zostać poddana 24-godzinnej kwarantannie w jednostce PIP. Natomiast w celu sprawnego przeprowadzenia kontroli, dokumenty można przekazać również w formie elektronicznej. Ponadto, obecnie Główny Inspektor Pracy i Główny Inspektor Sanitarny zalecają, aby w miarę możliwości kontrolujący kontaktował się z przedstawicielem firmy w celu omówienia sposobu i zakresu przeprowadzenia kontroli.

 

Blog
Aktualności
14.03.2024

Sprawozdania środowiskowe w systemie BDO - termin upływa 15 marca 2024 r.

Czytaj więcej
Aktualności
13.03.2024

Konfiskata auta - nowe przepisy wchodzą w życie w czwartek 14 marca 2024 r.

Konfiskata auta - nowe przepisy
Czytaj więcej
LEX_CM_2023_D
Aktualności
27.11.2023

Cyber Monday w Lex Secure!

Czytaj więcej
Sprawdź wszystkie wpisy

Zostaw wiadomość, oddzwonimy!

24H INFOLINIA:

+ 48 501 538 539

NAPISZ DO NAS:

prawnik@opiekaprawna.pl