LEX SECURE

Blog

Najważniejsze są pytania, Lex Secure zna odpowiedzi.
blog
Gdzie szukać akt osobowych sprzed lat

Poszukiwanie dawnych akt osobowych to sytuacja, z którą musi zmierzyć się niemałe grono osób ubiegających się o emeryturę lub rentę. Dość często bowiem zdarza się, że zależy nam na dokumentach pracowniczych wystawionych przez firmę, która już dawno zniknęła z rynku. Co wtedy zrobić?
Niestety w niektórych sytuacjach poszukiwanie dawnych akt osobowych może okazać się bardzo trudne. Problemy nie ominą byłych pracowników firm, które zbankrutowały czy firm, które do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej nie przywiązywały należytej wagi. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których wymagane przez ZUS dokumenty zostały wystawione przed 1999 rokiem.
Jeśli ktoś nie ma dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową.
Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego dla ZUS znaczenie mają przede wszystkim pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.
Staż pracy i wysokość wynagrodzenia mogą również poświadczać pośrednie dowody, jak np. umowy o pracę i aneksy do nich, wpisy w starym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy nawet pisma, które pracodawca kierował do pracownika podczas zatrudnienia, i o ile oczywiście potwierdzać będą fakt zatrudnienia i jego okres.
W przypadku zakładów zlikwidowanych lub takich, które uległy przekształceniu, dawnych akt osobowych należy poszukiwać u ich następców prawnych. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.
Zdecydowanie w najlepszym położeniu są ci, którym potrzebne są akta osobowe od pracodawcy, który nadal istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, których baza znajduje się na stronie internetowej ZUS.
Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS.
Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące dokumentacji pracowniczej od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Blog
11.06.2021

Zasiłek opiekuńczy do końca roku szkolnego

Czytaj więcej
Aktualności
02.06.2021

Urlop prawa pracodawcy i pracownika

Czytaj więcej
Aktualności
28.05.2021

Dorabiasz do świadczenia przedemerytalnego? Musisz zgłosić to do ZUS

Czytaj więcej
Sprawdź wszystkie wpisy

Zostaw wiadomość, oddzwonimy!

24H INFOLINIA:

+ 48 501 538 539

NAPISZ DO NAS:

prawnik@opiekaprawna.pl