Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Bez dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy w praktyce niemożliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2019 r. zakres tej dokumentacji uległ znacznemu rozszerzeniu, zmieniły się również zasady wypełniania karty ewidencji czasu pracy. Wydłużeniu uległ też okres przechowywania całości dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawca ewidencjonował dane dotyczące czasu pracy w karcie ewidencji czasu pracy. Informacje, które należało zamieszczać w tej karcie, określało obowiązujące do końca ubiegłego roku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). W porównaniu do aktualnego stanu prawnego, wskazane rozporządzenie przewidywało dość wąski zakres karty ewidencji czasu pracy, która do 31 grudnia 2018 r. zasadniczo była jedynym dokumentem dotyczącym ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia wykazywało się w niej pracę:
• w poszczególnych dobach (bez wskazywania godzin pracy), w tym przypadającą w niedziele i święta oraz w porze nocnej,
• w dniach wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• w nadgodzinach, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• wykonywaną przez młodocianego przy pracach generalnie wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej na starych zasadach dołączało się ponadto wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach i - co wynikało raczej z praktyki niż z przepisu - wnioski urlopowe.
Od 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Porównując je do rozporządzenia poprzednio obowiązującego, można stwierdzić znaczne uściślenie i rozbudowanie informacji podawanych w karcie ewidencji czasu pracy (którą nowe rozporządzenie nazywa ewidencją czasu pracy). Z aktualnego rozporządzenia jednoznacznie wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Od 1 stycznia br. nie wystarczy już podanie ogólnej informacji o odbyciu przez pracownika dyżuru - trzeba podać godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin dyżuru. Ponadto w przypadku dni wolnych rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

Karta ewidencji to nie wszystko
Bieżące rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią, od 1 stycznia 2019 r. na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy zwolnienia na dziecko do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy (patrz tabela).
Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Należy w tym miejscu zasygnalizować, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (m.in. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego stanowią one inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzoną odrębnie od dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy). Na tę inną dokumentację składają się również:
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).
Funkcjonująca czasami praktyka dołączania wniosków urlopowych do karty ewidencji czasu pracy nie ma więc już podstaw prawnych. Na takie wnioski oraz inną dokumentację określoną w § 6 pkt 2-4 rozporządzenia, pracodawca powinien wygospodarować osobne miejsce.

Karta bez godzin pracy
W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej. Dotyczy to osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji czasu pracy w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. Ponieważ przepis, który to dopuszcza, ma rangę ustawową, regulacje rozporządzenia dokumentacyjnego przewidujące od 1 stycznia br. wymóg ewidencjowania godzin pracy nie mają w tym zakresie zastosowania. W odniesieniu do pracowników wskazanych w art. 149 § 2 K.p. pracodawca nadal więc nie musi wykazywać godzin pracy i ich liczby w karcie ewidencji czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że jest zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem tej karty oraz innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
Nawet przy uproszczonej ewidencji czasu pracy pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe (tj. poza godzinami pracy) elementy tej ewidencji. W konsekwencji musi w karcie ewidencji odnotowywać dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, czy urlop. Jedyna informacja, której nie trzeba wykazywać we wspomnianej karcie, to dni pracy. Poza tym pracodawca stosuje w całej rozciągłości przepisy rozporządzenia dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym w zakresie gromadzenia określonych w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wniosków, dokumentów i zgód.

Dłuższy okres przechowywania
Do końca 2018 r. przepisy prawa pracy nie określały wprost okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. W piśmiennictwie z zakresu prawa pracy prezentowany był pogląd, że dokumenty te - chodziło głównie o karty ewidencji czasu pracy - powinny być przechowywane przez okres 3 lat, z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Pogląd ten, na gruncie obowiązujących obecnie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, stracił jednak swoją aktualność.
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.
Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także (zasadniczo) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. W świetle rozporządzenia dokumentacyjnego obowiązującego od 1 stycznia br., do dokumentacji tej zalicza się, oprócz akt osobowych, również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy i inne dokumenty gromadzone przy tej ewidencji powinny więc być przechowywane przez okres 10 lat, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres.

Okres przejściowy dla ewidencji
Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. zawiera przepisy przejściowe określające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w okresie przypadającym na przełomie starych i nowych przepisów. Regulacje przejściowe dotyczą też ewidencji czasu pracy. Jak wynika z § 20 ust. 3 tego rozporządzenia, do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r. można stosować przepisy poprzedniego rozporządzenia. Dopuszczalne jest więc prowadzenie takich kart w węższym zakresie, określonym przez poprzednie rozporządzenie - jednak tylko do upływu okresu, którego dotyczą.
Ponieważ w zdecydowanej większości karty ewidencji czasu pracy były (i są) prowadzone w okresach miesięcznych, przywołany przepis przejściowy w praktyce ma już znikome zastosowanie - na ogół nie spotyka się bowiem kilkumiesięcznych kart ewidencji czasu pracy. Należy przy tym zaznaczyć, że w przywołanym przepisie przejściowym chodziło o karty ewidencji czasu pracy kontynuowane w dniu 1 stycznia 2019 r., a nie założone (rozpoczęte na nowy okres) od 1 stycznia 2019 r. Takie karty - prowadzone na przełomie miesięcy - w praktyce mogły i mogą występować w niektórych systemach czasu pracy, np. w ruchu ciągłym.